Comme toute autre branche d’activité, le secteur du recrutement est aussi concerné par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) directement applicable dans l’ensemble des États membres de l’Union européenne depuis le 25 mai 2018. Ce nouveau cadre juridique prévoit des dispositions et des mécanismes plus efficaces afin de protéger les données à caractère personnel des personnes physiques et de garantir le respect à leur vie privée.

C’est pourquoi la « federation for recruitment, search & selection » (fr2s) a été proactive en la matière et a organisé des workshops mensuels dès décembre 2017 pour s’accorder sur des bonnes pratiques. En mai 2018, la fédération s’est également rapproché de la CNPD pour échanger autour de ces bonnes pratiques. La fédération déjà forte d’un code déontologie signés par ses membres a aussi connu certaines adaptations suite à l’entrée en vigueur du RGPD.

 

Philippe Heck, juriste à la FEDIL, a accompagné le fr2s dans sa réflexion et nous éclaire sur les enjeux et obligations des professionnels du recrutement.

 

« Certaines dispositions dudit règlement sont susceptibles de toucher un secteur plus que l’autre. Effectivement, en raison de la grande quantité de dossiers de candidature traités, le professionnel du recrutement entre en possession d’un nombre important de données à caractère personnel. Dès lors, l’obligation d’information dès la collecte des données à caractère personnel des candidats prévue par l’article 13 du RGPD est non seulement très importante, mais s’avérera aussi récurrente dans le secteur du recrutement. Elle doit se faire au moment de la réception de la candidature. Il est indispensable que les professionnels de ce secteur prennent des mesures appropriées afin que la communication sur l’utilisation exacte des données à caractère personnel qui en sera faite se fasse d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible. Elle doit se faire en des termes clairs et simples.

 

Déjà au stade de la collecte des données à caractère personnel d’un candidat, les professionnels du recrutement sont obligés de respecter un des principes phares du RGPD, à savoir le principe de la minimisation des données. Ainsi, ils doivent veiller à ce que les données à caractère personnel soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Par conséquent, seules les données nécessaires pour pouvoir émettre un avis sur l’aptitude des postulants ou des candidats à un poste vacant spécifique peuvent être demandées. La demande du numéro de matricule d’un candidat pendant la phase du recrutement est par exemple à éviter, car c’est une information dont seulement l’employeur aura besoin si le recrutement est mené à bien mais pas le professionnel du recrutement au niveau de l’évaluation du candidat.

 

La quantité́ des données à caractère personnel traitées représente également un défi important en termes de confidentialité́, une obligation qui est notamment prévue par l’article 32 du RGPD disposant que les acteurs doivent mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Dès lors, les professionnels du recrutement doivent s’engager à traiter les informations transmises par le candidat de manière strictement confidentielle, notamment en sécurisant les différents canaux à travers lesquels les CV des candidats peuvent être collectés.

 

Une fois que l’objectif poursuivi par la collecte des données à caractère personnel est atteint, c’est-à-dire lorsque le candidat idéal a été trouvé et présenté à son futur employeur, la relation entre le candidat et le professionnel du recrutement prend fin. Dès lors, il n’existe en principe plus de raison à garder ses données à caractère personnel et elles doivent être supprimées de manière sécurisée, sauf si le candidat a donné son consentement à ce que celles-ci puissent faire l’objet d’une période de rétention plus longue pour une finalité claire et précise, comme par exemple la constitution d’un vivier de candidatures intéressantes. Ce principe de la limitation de la conservation des données à caractère personnel n’est qu’un principe parmi d’autres que les professionnels du recrutement doivent respecter au jour le jour dans le cadre de leur activité. »

 

Communiqué par la fr2s


Publié le 03 octobre 2018