Par Marie-Clotilde Lefebvre, Sopra HR.

Quel est le point commun entre un salarié en forfait jours, un salarié en télétravail, un représentant du personnel et une salariée de retour de congé maternité ? Les services RH doivent organiser un entretien propre à chacun d’entre eux. Dans cet article, nous allons aborder les entretiens liés au déroulement de la carrière du salarié ou à son statut. Le code du travail organise la plupart de ces entretiens : de l’obligation de leur organisation aux sanctions associées en passant par les sujets devant y être abordés. Voici un tour d’horizon en cinq questions de cinq entretiens incontournables dans la vie d’une entreprise.

1) L’entretien de suivi des salariés en forfaits jours

Le code du travail met à la charge de l’employeur l’obligation de s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail. Cette vérification prend la forme d’un entretien dont les modalités peuvent être fixées par accord d’entreprise, d’établissement ou de branche. A défaut de telles stipulations, des dispositions supplétives sont fixées par le code du travail.

A qui s’adresse cet entretien ?

On le devine par son intitulé, cet entretien concerne les salariés ayant conclus une convention de forfait en jours. L’obligation d’organiser cet entretien s’applique, tant aux salariés sous convention forfait de 218 jours, qu’à ceux ayant signé une convention de forfait jours réduit.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Oui. L’employeur doit organiser cet entretien sous peine de sanctions.

En effet, si l’entretien n’a pas lieu, la convention de forfait est privée d’effet et le salarié peut donc réclamer le paiement d’heures supplémentaires.

De plus, le salarié peut obtenir une indemnité pour exécution déloyale de la convention de forfait jours.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

A défaut de dispositions conventionnelles sur ce point, le code du travail prévoit que l’entretien doit avoir lieu une fois par an. L’accord mettant en place les forfaits jours peut fixer une périodicité plus fréquente, par exemple chaque semestre.

Le code du travail ne précise pas à quelle date il faut organiser cet entretien, il peut être opportun de l’organiser à la fin de l’année ou de la période sur laquelle la convention de forfait s’applique.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

Le code du travail précise qu’il faut échanger avec le salarié sur :

- La charge de travail du salarié.

- L’organisation de son travail.

- L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle.

- Sa rémunération.

L’entretien, qui est généralement mené par le supérieur hiérarchique du salarié, est l’occasion de vérifier la cohérence entre la charge de travail du salarié et le nombre de jours travaillés par celui-ci. Même si les salariés en forfait jours ne sont pas soumis aux règles relatives à la durée quotidienne et hebdomadaire maximale, ils restent soumis aux règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire (11 heures entre deux jours de travail et 35 heures consécutives une fois par semaine). De ce fait, l’un des enjeux de cet entretien est de s’assurer que les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire sont bien respectées, au risque de se voir appliquer des contraventions de quatrième et cinquième classe d’un montant respectif de 750€ et 1500€. Ces contraventions s’appliquent autant de fois qu’il y a de salariés concernés par ces infractions.

Faut-il rédiger un compte-rendu ?

Non, le code du travail ne le prévoit pas. La culture de l’écrit et la nécessité de prouver en cas de contentieux que l’entretien a bien eu lieu poussent naturellement à le faire. La rédaction d’un tel document a pour avantage d’éviter tout malentendu avec le salarié sur les points qui y auront été abordés et permet de s’y référer en cas de besoin. Enfin, la signature du document par le salarié permet de montrer qu’il en a eu connaissance, mais pas forcément qu’il est d’accord avec son contenu.

 

2) L'entretien des salariés en télétravail

Le salarié en télétravail a les mêmes droits que le celui qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. Cette règle vaut notamment en ce qui concerne leur charge de travail, qui doit être équivalente (à condition qu’ils soient dans une situation comparable). L’employeur doit recevoir le télétravailleur pour faire le point sur ce sujet.

A qui s’adresse cet entretien ?

Il s’adresse à tous les salariés en situation de télétravail. Il a été mis en place par la loi Warsmann du 22 mars 2012 et conservé par l’ordonnance du 22 septembre 2017.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Oui, il est expressément prévu par le code du travail, cependant il n’existe aucune sanction s’il n’est pas organisé. On peut supposer qu’en cas de contentieux, le salarié pourrait obtenir des dommages et intérêts s’il prouve l’existence d’un préjudice dans l’absence d’organisation de cet entretien.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

Il doit avoir lieu au moins une fois par an ; cependant rien n’empêche l’employeur de prévoir une fréquence plus importante.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

L’entretien doit aborder les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail.

Au cours de cet entretien, il faut s’assurer de l’adéquation de la charge de travail du salarié avec les délais d’exécution qui lui sont imposés. De plus, le télétravail ayant tendance à faire disparaître la frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle, il est important de vérifier que l’exécution du travail s’effectue dans le respect des règles relatives aux durées maximales de travail et de repos (quotidien et hebdomadaire). En effet, le non-respect de ces règles est sanctionné par des contraventions de quatrième et cinquième classe. Ces contraventions s’appliquent autant de fois qu’il y a de salariés concernés par ces infractions.

Faut-il rédiger un compte-rendu ?

Non, aucune obligation n’est fixée par le code du travail. Comme pour l’entretien de suivi des salariés en forfait jours, il peut cependant être opportun d’en rédiger un à titre de preuve.

 

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Publié le 14 mai 2019