Le petit déjeuner HR One de ce 26 avril a permis d’aborder la thématique de la surveillance des employés au travail, et plus particulièrement de la frontière entre liberté et surveillance des salariés. Grâce à des intervenants spécialisés et expérimentés, l’essentiel des aspects de la thématique a été abordé.

La surveillance des salariés est au cœur de toutes les préoccupations : où se situe la frontière avec la légalité, quels sont les droits, mais aussi les abus ? Quels moyens mettre en place pour contrôler les activités de l’employé ? Le responsable des ressources humaines, lui, doit-il tout connaître de ses employés ? Voilà quelques-unes des questions auxquelles les expertsprésents ont apporté des réponses.

 

La surveillance doit être motivée           La matinée a débuté par l’intervention de Marco Zwick, le président de l’Association Luxembourgeoise de Risk Management (ALRiM). Au cours de sa présentation « Défis associés au cadrage légal de la gestion du risque RH », il a, dans un premier temps, abordé la nature du risque opérationnel et du risque Ressources humaines. Il a rappelé que ceux-ci peuvent être de plusieurs types et concerner, à titre d’exemples, la fraude, la sécurité, ou encore la perte de talent. Marco Zwick a ensuite précisé la procédure à suivre lorsqu’un risque se présente : il est d’abord nécessaire de l’identifier, d’ensuite le mesurer de manière quantitative et qualitative, puis enfin de le gérer de la meilleure manière possible.

 

Après avoir redéfini le terme « surveillance » tel que la loi du 2 août 2002 le décrit, il précise que « le plus important est de toujours avoir une finalité derrière la performance ».

 

La surveillance peut s’effectuer via du « screening », l’enregistrement des conversations téléphoniques, la vidéosurveillance ou encore la surveillance des accès physiques et logiques, mais les employés, bien entendu, doivent être au courant : « Les entreprises ne doivent pas surveiller pour surveiller, rien ne dois être fait dans le dos des employés ».

 

Marco Zwick a terminé sa présentation en mettant en lumière divers points d’attention destinés aux entreprises, dont les suivants : « le traitement des données personnelles doit être loyal, licite et pour une finalité déterminé. Ces donnés doivent être adéquates, pertinentes, non excessives au regard des finalités et être mises à jour si nécessaire ».

 

 

Passage en revue des droits et abus

Maître Patrice Rudatinya Mbonyumutwa a ensuite pris le relais avec une présentation intitulée « Surveillance du salarié sur le lieu de travail : une question de droits et d’abus ». L’avocat à la Cour et associé MMS Avocats a tout d’abord commencé par examiner les droits des employeurs et des salariés en matière de surveillance du salarié sur son lieu de travail, et ce sur base de la loi et de la jurisprudence en la matière. Il a notamment rappelé que le salarié avait le droit au respect de sa privée, mais également le droit d’être informé de l’existence d’une surveillance. Pour l’employé, outre le droit de sanctionner le salarié, il peut également avoir recours aux données : « il peut les utiliser pour motiver son licenciement ». Patrice Rudatinya Mbonyumutwa est également revenu sur le fait qu’une preuve illégale peut désormais être prise en compte, sauf dans certaines circonstances, expliquant que la jurisprudence luxembourgeoise s’était basée sur la belge.

 

Par la suite, l’avocat est revenu sur les abus des salariés et de leurs employeurs. Il souligne que pour les travailleurs, l’utilisation excessive d’Internet, du téléphone et de la voiture peut être réprimandée, tout comme le vol de matériel ou de données informatiques, qui est de plus en plus courant, et qui peut permettre de sauver sa peau : « la Cour de Cassation luxembourgeoise dit qu’un employé peut voler des données informatiques pour se défendre face à ses employeurs. Mais c’est la seule utilisation possible, elles ne peuvent pas être utilisées à d’autres fins, comme dans le procès Luxleaks ».

 

Patrice Rudatinya Mbonyumutwa a terminé sa présentation en énonçant quelques conseils à respecter par les entreprises : « cela passe notamment pas la mise en place d’un règlement intérieur ».

 

La surveillance par caméra plébiscité   Thierry Lallemang, membre effectif de la Commission Nationale la Protection des Données (CNPD), a par la suite pris la parole pour développer sa présentation « Quelle surveillance possible sur le lieu de travail ? ». Après avoir redéfini la notion de « surveillance », il a jugé bon de préciser que les cas dans lesquels la surveillance est possible  sont limités par la loi, et qu’elle doit impérativement être autorisée au préalable par la CNPD. Il a ensuite exposé les différents types de surveillance sur le lieu de travail. Il est notamment revenu sur les demandes d’autorisation adressées au CNPD entre 2003 et 2014 : 63% des demandes effectuées l’ont été pour de la vidéosurveillance, loin devant le contrôle d’accès (10%) et l’enregistrement téléphonique (7,5%).

 

Thierry Lallemang est revenu sur le fait que la surveillance par caméra ne peut se faire que dans des cas bien précis : « conformément à la loi, elle est uniquement possible pour assurer la sécurité et la santé des salariés, pour protéger les biens de l’entreprises, mais aussi pour contrôler le processus de production portant  uniquement sur les machines. ». Il a précisé que des règles existaient également en ce qui concerne les zones à filmer.

 

Les moyens de surveillances évoluent également avec leur temps : « Le recours à des systèmes biométriques est tendance, les entreprises les utilisent de plus en plus ».  En identifiant l’employé grâce à des caractéristiques physiologiques ou comportementales, l’employeur peut ainsi, entre autres, contrôler les horaires de travail des employés.

 

Il a conclu sa présentation en annonçant que les demandes de formalités préalables (notifications et autorisations) devraient disparaître d’ici deux ans, et que cela impliquerait beaucoup plus de contrôles à postériori de la part de la CNPD.

 

« Learning machine », le futur

Nathalie Bourdeau, Head of HR, European Fund Administration, a conclut la matinée en mettant l’accent sur les informations qu’un responsable des ressources humaines est censé connaître ou non. Au travers de sa présentation, « Le RH sait-il tout sur ses employés », elle a précisé que les informations tels que les liens familiaux qui unissent les collaborateurs, ou les données bancaires et salariales, devaient lui être divulgués. « Je sais beaucoup de choses, et je prends soin de ces données. Avec mon équipe, on ne divulgue rien. Si un collaborateur veut obtenir l’adresse d’une collègue pour une raison particulière, on refuse catégoriquement ». Elle a également précisé que chaque contrat contenait une clause donnant à l’employé un droit d’accès et de rectification, et que l’accès aux données par un membre de l’IT était automatiquement supervisé par un collaborateur RH.

 

Nathalie Bourdeau est également revenue sur le fait que bon nombre d’informations ne la regarde pas, dans le sens où elles ne lui sont d’aucune utilité : « je ne veux pas connaître les convictions religieuses, les opinions politiques, ou encore les orientations sexuelles ».  

 

Elle a terminé son intervention en parlant de « learning machine » : « vous avez surement l’impression que je vous emmène vers le futur mais moi, j’ai l’impression que c’est proche » a-t-elle lancé à la salle. Elle souligne que la machine est destinée à apprendre des collaborateurs en place et ensuite à former les nouveaux collaborateurs, mais aussi à créer de nouveaux emplois (e-coach, e-cleaner, etc.). Elle reconnaît cependant que des limites peuvent exister, notamment en ce qui concerne l’existence d’un droit à l’oubli, ou concernant l’impact de l’ « e-image » des collaborateurs sur l’image de l’entreprise.

 

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Publié le 26 avril 2016