Avec l'évolution des outils informatiques destinés aux gestionnaires des ressources humaines, entrainant une quantité de données importante dans chaque entreprise, l'arrivée dans moins de deux mois de la nouvelle réglementation GDPR est LE sujet du moment. Les discussions du HR Data Day ce jeudi 29 mars ont apporté de nombreux éléments de réponse sur la question.

Cette fois encore, la charge d'ouvrir et de diriger l'après-midi est revenue à Fabien Amoretti, Founder de Farvest et manager de la communauté HR One. Celui-ci a présenté en guise d'introduction l'histoire de Ernő Rubik et de son célèbre Cube, avant de préparer la centaine de responsables RH présents aux différents sujets du jour : Data et insight, tableaux de bords et business intelligence, GDPR, startups et gamification. Enfin, il a laissé la scène au premier speaker.

Christian Scharff, Partner, People & Organisation chez PwC Luxembourg a commencé par dresser un état des lieux du monde des ressources humaines et de son évolution. Selon lui, il ne faut pas hésiter à poser des questions et à challenger les gens qui utilisent beaucoup de jargon et de buzzwords afin de bien les comprendre, sans quoi l'ensemble de la profession parle de phénomènes nouveaux sans véritablement les comprendre. Une fois cette étape franchie, il faut pouvoir dresser un état des lieux de l'entreprise avant de se lancer dans des analyses approfondies. En effet, des informations de base sont d'abord nécessaires. Lorsque ces datas sont connues et gérées, selon lui, alors elles peuvent être analysées. La troisième étape nécessaire est de rendre les résultats de ces analyses clairs et visibles. Enfin, le graal est d'arriver au niveau des insights et de la prédiction des tendances. Pour l'expert des ressources humaines, il est important de progresser pas par pas sans mettre en chantier des chantiers trop importants avant d'avoir la maturité nécessaire, grâce à l'élaboration d'une stratégie claire. Un autre conseil important est d'éviter la surabondance de jargon et de ne pas vouloir forcément innover si des outils existent déjà. Enfin, le Partner de PwC a conclu sa présentation en présentant les deux possibilités qui s'offraient aux entreprises : le choix d'un HRIS global ou celui de plusieurs outils plus petits et spécialisés, plus pratiques pour des analyses précises, avant de présenter rapidement quelques-uns de ces programmes.

Le deuxième speaker de la journée était Axel Pierard, Managing Partner de Kozalys, qui a présenté les tableaux de bord RH de nouvelle génération. Commençant par le constat simple que seuls quelques responsables présents utilisaient déjà des solutions de dashboards RH, il a démontré leurs bienfaits. Il est en effet important de disposer de tableaux de bords efficaces, permettant de visualiser clairement et de filtrer les données, plutôt qu'une multitude de tableaux Excel – ou un seul tableau illisible. Pour manager, il faut connaitre, et c'est là que la Business Intelligence entre en jeu. Si une entreprise passe un temps considérable à produire des rapports, il ne lui reste que peu de temps pour les analyser. Ensuite, l'expert a présenté les avantages de sa solution packagée Kozalys. Cette application intègre en effet l'ensemble des fonctions utiles aux DRH, permettant de combiner et de croiser des informations hétérogènes, de les agréger, de les détailler et de les analyser. Alors que la Business Intelligence signifiait par le passé s'engager dans un processus long, compliqué et couteux, a-t-il dit, la solution agile et rapide Kozalys est installée en quelques jours.

A la suite de cette présentation, c'est un représentant du plus gros employeur du pays, à savoir l'administration, qui est intervenu. Ludwig Balmer, Head of IT de l'Administration du Personnel de l'Etat, le bras opérationnel du Ministère de la Fonction Publique, qui gère le cycle de vie d'un agent étatique de son recrutement à sa pension et après. Tout cela implique le calcul des salaires, la gestion des compétences, de la mobilité interne et de nombreuses composantes, ce qui est possible grâce à HR BICC (Business Intelligence Competency Center). Cet outil constitue en réalité un ensemble de tableaux de bord stratégiques, tactiques, opérationnels, analytiques et génériques. Grâce à eux, analyse et prédiction des tendances sont possibles et offrent la chance d'élaborer des projets de loi en avance. Cependant, l'objectif de l'Administration n'est pas encore atteint, le processus est en bonne voie. Au terme de sa transformation, les informations concernant l'ensemble de la fonction publique devront pouvoir être comprises et analysées en quelques clics. Avant, une tâche simple comme compter le nombre d'agents était déjà trop complexe. En plus des nombreux tableaux disponibles, le programme comprend des outils de contrôle de saisie et de qualité des données car une erreur pourrait fausser tous les dashboards. La détection des anomalies est capitale. Naturellement, a rappelé le représentant de l'Administration à l'instar de ses confrères, la compliance prend également une place importante dans ce système, notamment par rapport à GDPR. Enfin, Ludwig Balmer a résumé les enjeux ainsi : "Maitriser ses données RH est essentiel, sans quoi les décisions sont basées sur des suppositions et non des faits".

Ce fut ensuite au tour Laurence Parison et Christophe Regnault, respectivement Chief Human Resources Officer et Digital Marketing Manager de OneLife de présenter à l'assistance la digitalisation des ressources humaines dans le secteur de l'assurance, et dans leur entreprise plus précisément. Dans ce milieu comme dans d'autres, parler de digital peut faire peur. Pour montrer à leurs employés que le digital est "All about people", les deux experts ont mis en place de nombreux workshops, expliqué les buzzwords et développé le compte LinkedIn de l'entreprise afin d'engager les salariés. L'organisation des "Digital Days" a été capitale dans ce contexte. Le premier jour, les salariés de OneLife ont eu l'occasion de découvrir de nombreuses nouvelles technologies sous l'angle des loisirs et de la détente au quotidien. Le lendemain, ces mêmes outils étaient présentés au jour de ce qu'ils pouvaient apporter pour le business, créant un engouement au sein du personnel. Enfin, les deux représentants de OneLife ont présenté la OneLife Academy, le programme de formation développé grâce à Lydia puis LinkedIn. Les formations disponibles sur la plateforme le sont sur mobile, en sept langues et peuvent être téléchargées pour une utilisation à la carte. De plus, des outils et du temps sont mis à disposition des salariés afin qu'ils aient la possibilité concrète de se former. Grâce à ces efforts, trois quarts des employés utilisent régulièrement la plateforme. Enfin, son coût relativement faible permet à OneLife de consacrer son budget training à des formations plus complexes et coûteuses.

Une centaine de responsables RH étant rassemblée, l'occasion était idéale pour développer l'aspect juridique grâce à Mario di Stefano, Avocat chez DSM Avocats à la Cour, venu parler du Droit du travail et des conséquences de l'arrivée de RGPD. Pour lui, il ne faut pas se cantonner à voir cette réglementation comme une nouvelle contrainte. Certaines entreprises ont été capables d'anticiper cette entrée en vigueur afin d'être prêtes aujourd'hui, ce qui constitue un avantage important. Car la protection des données n'est pas nécessaire que pour éviter les sanctions. En effet, l'affaire Cambridge Analytica et son effet sur la valorisation et la réputation de Facebook sont des nouvelles preuves de l'impact que la gestion des datas sur une entreprise. Le Droit à la protection des données individuelles est un droit fondamental de l'Union Européenne depuis plusieurs années déjà, a précisé l'Avocat. Ce que le RGPD va changer, c'est la définition de la violation des données. Naturellement, en plus du risque réputationnel, un régime de sanctions va être instauré, et celles-ci peuvent couter cher en fonction de la gravité de l'infraction. Pour finir sur une note plus positive, Maitre di Stefano a rappelé que la gestion des données était une opportunité de se démarquer de la concurrence. Evidemment, cette gestion est transverse dans l'entreprise mais au vu des données que les RH traitent, leur implication est nécessaire. Les responsables ont également la responsabilité de former l'ensemble du personnel à la gestion des données.

La suite de l'après-midi était consacrée à plusieurs startup insights. Ce fut d'abord au tour d'Akram Ben Yahia, Senior Partner de la jeune pousse Accretio, de présenter sa solution pour engager les employés. En effet, après avoir présenté des chiffres alarmants concernant le bien-être au travail, il a fait découvrir sa plateforme au public. Selon lui, Accretio est la première HR digital workplace, et surtout le premier service du genre tourné vers le collaborateur et non vers le management. Cette solution complète permet notamment de demander des congés, par exemple, de mieux se connaitre afin de savoir à quel collègue faire appel en cas de besoin, mais aussi de mettre en place des KPIs de nouvelle génération : bien-être, qualité de l'air, qualité de vie…

Eric Busch, CEO et Partner de Nexten.io est ensuite monté sur scène pour répondre à une question sur les lèvres de nombreux DRH : "Comment attirer et dialoguer avec des développeurs aujourd'hui ?", car recruter des talents IT est devenu très compliqué pour les entreprises. Nexten permet de faciliter la communication avec les développeurs car certains sont disponibles pour pourvoir les 1000 postes actuellement ouverts au Grand-Duché. Ils sont cependant inondés d'emails et se ferment aux possibilités. Voilà pourquoi Nexten intervient au niveau de la communication entre les entreprises et les talents IT. La clé est l'empathie afin de comprendre les développeurs et de pouvoir leur offrir ce qu'ils attendent : un bon équilibre entre vie privée et vie publique, une certaine flexibilité, être impliqués dans l'outcome des projets… Il est en outre capital de connaitre le métier et les technologies soi-même pour montrer aux développeurs que l'on sait de quoi l'on parle. L'application permet de matcher les candidats et les entreprises grâce à un screening et réduite le temps de recrutement de 12 à 4 semaines.

Enfin, Mike Reiffers, Co-founder de Skeeled, a montré à l'assistance comment l'ensemble du processus de recrutement avait été digitalisé par ses équipes. Ici encore, un screening des profils candidats et entreprises permet de les matcher, et ce grâce au machine learning. Outre la facilité et la rapidité qu'il apporte, le digital permet également, selon l'entrepreneur, d'être plus facilement compliant avec les régulations comme RGPD qu'en gardant d'importantes bases de CVs dans des classeurs accessibles à tous. Un process entièrement digitalisé permet de connaitre à tout moment le statut de tout fichier. Aujourd'hui, la solution Skeeled a déjà convaincu plus de 300 recruteurs et plus de 50 clients. Au sein des équipes de la jeune pousse, tout le monde a été formé au traitement des données et est engagé à l'amélioration constante de l'outil, a conclu le co-fondateur.

La dernière présentation de la journée est revenue à David Iachetta, Founder de Digital.Business.Entrepreneur, venu parler de la gamification. En effet, la gamification est un outil puissant pour motiver et retenir les employés via la formation. Dans la société actuelle, plus d'une personne sur deux quitte une page internet qui met plus de 3 secondes à charger. Les gens ne s'engagent plus à long terme et les nouveaux employés développent une envie de changement après quelques semaines à peine. Voilà pourquoi les entreprises proposent des incentives, mais ce n'est pas suffisant. A l'inverse, la gamification joue sur les mêmes principes que les jeux mobiles et les casinos pour faire monter le taux de dopamine des employés en mettant en place une division en niveaux, un classement, des trophées etc. En soignant en outre les visuels et l'aspect des formations qui se cachent derrière les principes de la gamification, les employés sont davantage engagés et motivés par leur travail.

Pour conclure la journée, un Fireside Chat entre Ludwig Balmer et Karin Scholtes, Global Head of HR de la BIL, modéré par Christian Scharff, a mis en évidence une nouvelle fois le partenariat stratégique entre les équipes IT et RH dans la création d'outils par les premiers pour les seconds, mais aussi dans le traitement des données. Aujourd'hui, ces deux fonctions sont indissociables entre elles et toutes deux par rapport au core business des entreprises. En guise de mot de la fin, les deux experts se sont déclarés enthousiastes à l'idée de toutes les possibilités que la technologie offrait et continuerait d'offrir aux équipes IT et RH.

 

Photos : Dominique Gaul


Publié le 30 mars 2018