Le dernier petit déjeuner HR One de l’année s’est ouvert sur la présentation de Monsieur Guy Tescher, Administrateur Délégué de Microtis. Editeur de logiciels luxembourgeois, Microtis est spécialisé en service dédié aux RH uniquement. Il y a deux ans, Microtis a créé un outil d’évaluation et de découverte des talents. Les évaluations servent notamment, d’après Monsieur Tescher, à détecter et promouvoir les talents. En effet, connaitre les compétences réunies dans la société permet de faire évoluer les équipes et de proposer des objectifs et des formations adaptées. Enfin, les évaluations permettent la détection des talents des salariés à risque quand c’est le cas.Mise en place du processus d’évaluationMonsieur Tescher a avant tout rappelé que pour une mise en place efficace du processus d’évaluation, une organisation spécifique et claire pour chaque entreprise est nécessaire. Il est donc essentiel d’organiser les éléments et critères par métier puisque certaines compétences peuvent être spécifiquement recherchées. Certaines sociétés font de l’évaluation en fin d’année, d’autres durant l’année entière. Les salariés peuvent être évalués par une ou plusieurs personnes, il faut simplement définir au préalable qui évaluera qui.En tant que Responsable RH, la première chose à faire est de définir des catégories afin de structurer les compétences dans une catégorie qui correspond à un métier dans l’entreprise. Suite à cela, les critères d’évaluation doivent être regroupés et il est essentiel de définir leur échelle et leur importance. Ces étapes de base passées, un catalogue d’objectif communs doit être réalisé. Il sera mis à disposition et lors de la définition des questions de l’évaluation, il sera possible de piocher dans les options du catalogue.Comment faire fonctionner tous les intervenants d’une évaluation ?Microtis a avant tout pensé à un fonctionnement linéaire du processus. Mais aujourd’hui, dans les entreprises, les systèmes ressemblent plus à une pelotte de laine bien emmêlée. Pour démêler cela, il faut avant tout structurer les rôles.Dans un premier temps, les collègues apportent le feed back nécessaire au salarié. Ensuite, le Supervisor contrôle le processus d’évaluation et enfin le conseiller est un commentateur qui s’assure de l‘intégrité de l’évaluateur.L’évalué devra s’auto évaluer dans certaines sociétés, ce qui sera suivi par un entretien sur ses compétences, ses objectifs… Le DRH peut être parfois sollicité par l’évalué, généralement en cas de soucis. Le rôle de l’évaluateur est de s’occuper de l’entretien en lui même, le commenter et fixer des objectifs spécifiques en fonction du potentiel identifié. Le rôle des RH est donc la structuration des critères, la sélection des évaluateurs, la saison des évaluations et l’application des délais afin de clôturer la saison accordée. M. Tescher a reconnu que cette tâche peut s’avérer complexe. Suite à cela, le responsable RH pourra identifier les talents grâce à la grille établie et ainsi gérer l’impact sur les bonus, les rémunérations et les promotions.Monsieur Tescher a donné à l’audience quelques conseils pour la mise en place d’un nouvel outil :- Oubliez le papier- Informez vos employés sur le système utilisé, et formez les - Ayez une bonne vue de la structure, des compétences et des métiers- Créez le catalogue d’objectifs- N’oubliez pas que l’outil doit pouvoir être disponible en plusieurs langues- Assurez de la confidentialité des informations utilisées au cœur du process- Choisissez bien vos évaluateursIl a aussi rappelé d’éviter :- de laisser les évaluateurs trainer pendant leurs évaluations- de laisser se développer des conflits évaluateurs/évalués- d’oublier la gestion du changement. Si vous mettez un nouvel outil en place, a souligné Monsieur Tescher, les gens auront besoin d’informations et vous devez anticiper ces besoins.Monsieur Tescher est enfin revenu sur la différentiation entre le responsable RH et l’évaluateur. Pour lui, le responsable RH ne connaît pas toujours le détail du métier de chaque employé, or il est crucial que l’évaluateur connaisse bien le métier des employés soumis à l’évaluation.Monsieur Tescher a, par la suite, laissé la parole à Michaël Sanchez, Gestionnaire des RH du Casino 2000. Celui ci a proposé à l’audience un retour d’expérience sur la mise en œuvre de Gesper Evaluation de Microtis dans leur process. Le Casino 2000 regroupe 2 sociétés autour du jeu, de l’événementiel et de la restauration. 2040 collaborateurs sont aujourd’hui répartis sur 2 à 5 niveaux hiérarchiques à travers des métiers très diversifiés (60 fonctions différentes).Retour d’expérience du Casino 2000 Jusqu’en 2011, les évaluations étaient gérées à travers un fichier Excel unique pour chaque collaborateur combiné avec quelques macros contenant un nombre de critères identique pour tous. Ce processus engendrait des fichiers très lourds pour le serveur, et ne garantissait pas leur unité. Ayant aussi rencontré des problèmes de confidentialité et des grilles d’évaluations peu flexibles, le Casino 2000 a décidé de changer de système. Avec cette fois pour objectif de disposer de grilles d’évaluation adaptées et représentatives pour chaque métier tout en centralisant les données à travers un programme flexible qui permet de gérer facilement et rapidement les évaluations de tous leurs collaborateurs. Les conditions que Monsieur Sanchez avait donc imposées à Microtis étaient les suivantes :- Utilisation de leur base de données existante- Application de type Web- Conservation d’une large autonomie pour les changements à intégrer et permettant de gérer le nombre variable d’évaluateur pour un collaborateur (de 1 à 10)- Pas d’auto-évaluationLa façon de fonctionner en terme d’évaluation du Casino 2000 est aujourd’hui basée sur 2 aspects :- les compétences sociales avec l’Image Modèle- les compétences professionnelles avec la fiche de posteL’image Modèle regroupe 24 critères, tels un charte, avec des coefficients plus ou moins importants selon la fonction. La fiche de poste contient quant à elle 6 à 40 critères selon le métier et des coefficients identiques pour tous les collaborateurs.Gesper Evaluation regroupe pour le Casino 2000 3 volets : - administration réservée à l’équipe RH- évaluation pour la création et les modifications de cette dernière- statistiques pour la visibilité synthétique des résultatsLes rôles de chacun, prédéfinis, donnent ainsi différent accès.Pour la préparation, un gros travail d’organisation a été mis en place. Le Casino a décidé de définir la saison d’évaluation à l’année entière en, fonction de la date d’entrée dans l’entreprise. Monsieur Sanchez et ses collaborateurs ont ensuite créé les groupes de critères et défini les évaluateurs. Certains fonctionnements ont été par la suite été démontrés grâce à l’exemple de plusieurs manipulations du logiciel. Ceci a démontré notamment une partie de sa souplesse.L’évaluation est liée à un ou plusieurs collaborateurs, le logiciel permet de sauvegarder et de revenir sur l’évaluation ou de valider la définition. Le tableau de suivi permet au responsable RH comme à l’évaluateur de garder les informations disponible.
Les retours des utilisateurs de Gesper Evaluation au Casino 2000Les évaluateurs l’ont trouvé facile à prendre en main, esthétique et ergonomique. Pour Monsieur Sanchez, cet outil est flexible, complet et permet une visibilité claire grâce à des statistiques personnalisables.L’audience a par la suite demandé comment le Casino avait justement géré la partie communication autour de l’implémentation de ce nouveau système ? Monsieur Sanchez a déclaré que la première communication a été faite auprès des N+1 avant même que la communication globale ne soit faite. Les évaluateurs ont donc été informés les premiers. Monsieur Sanchez n’a pas rencontré de réticence particulière puisque les évaluations existaient déjà. Le système les a finalement rassuré car la personnalisation était nécessaire et avait pu être faite.Suite à ce retour d’expérience, Monsieur Sanchez a laissé la parole à Monsieur David Brandt, Head of Human Resources de Swiss Life Luxembourg. La société implantée au Luxembourg depuis 1985 compte aujourd’hui 120 salariés dont 60% à 70% sont des universitaires qui ont un fort besoin de visibilité quant à leur évolution de carrière.Le rôle des RH sans le processus d’évaluationPour Monsieur Brandt, le rôle des Ressources Humaines est d’attirer et de retenir des personnes qualifiées en générant un environnement de travail permettant la performance de chacun. Pour cela, des outils de mesure sont nécessaire ainsi qu’un environnement permettant l’engagement, la performance, l’alignement des énergies afin que tous avancent dans le même but et in fine l’employabilité de chaque collaborateur. Le rôle des RH est donc primordial mais la responsabilité des évaluations repose sur les managers. Et ce notamment car l’un des éléments essentiel d’un leader (et non d’un responsable) est la capacité à contribuer au développement de ses collaborateurs. Pour cela, en tant que Manager, ils doivent intégrer leur mission d’évaluateur dans leur agenda de manière obligatoire.Pour David Brandt, l’objectif premier des salariés doit être leur employabilité puisque les 120 actuels ne seront pas directeurs de Swiss Life Luxembourg, ils devront évoluer dans leurs compétences pour évoluer en interne mais possiblement un jour à l’étranger.Les outils d’évaluation de Swiss LifeLes évaluations chez Swiss Liife sont divisées en 3 modules principaux :- Fixation et évaluation des objectifs (représentant 70%)- Pondération, évaluation des compétences génériques (30%)Pondération et évaluation des compétences techniques- Définition du potentiel (perspective de 12 mois) C’est donc le mélange entre compétences et potentiel qui définit un talent. L’objectif premier est de permettre un aux collaborateurs de se développer. Swiss Life forme donc aussi les managers à l’identification des besoins en terme de développement en partant de cette mesure de performance et de potentiel. Celle ci est suivie par une mesure des risques RH pour chaque équipe (sous performance, talent à gérer…). Monsieur Brandt a aussi insisté sur le fait que le développement ne doit pas uniquement être hiérarchique mais peut aussi être horizontal en fonction aussi du choix de carrière.Les points à améliorerMonsieur Brandt a clôturé son intervention sur des questions ouvertes relatives aux améliorations pouvant être apportées dans les systèmes d’évaluations en général. Ainsi ce qui peut, d’après lui, être amélioré est la prise en compte des performances individuelles et collectives à travers le développement du quotient intellectuel, émotionnel et physique. L’interaction des collaborateurs et la capacité d’élaborer sont des points majeurs qu’il faut tâcher de faire évoluer au sein d’une entreprise. Monsieur Brandt a par ailleurs demandé à l’assistance pour réflexion, si l’on doit vraiment chercher absolument à développer les compétences existantes ou s’appuyer sur les talents existants de chacun ?
Publié le 12 décembre 2013
