Le jeudi 26 mai, les professionnels des Ressources Humaines du Grand-Duché de Luxembourg s'étaient donné rendez-vous au Nouvel Etablissement Namur pour un petit déjeuner organisé par Sopra HR Software sur la thématique des ERM – Employee Relationship Management – et traitant ainsi de la transformation digitale qui touche toutes les industries. Les départements RH, qu'il s'agisse de recrutement, gestion de la paie, ou de la performance, sont fortement impactés par cette digitalisation.
Julia Mateffi, Business Manager Northern Europe, Sopra HR Software et Virgile Petrini, responsable Commercial Luxembourg, Sopra HR Software, ont accueilli les participants, en rappelant les différentes activités deSopra HR Software, éditeur et prestataire de services d’externalisation. . La société possède une expérience de plus de 30 années au Grand-Duché et s'appuie sur un groupe international qui compte plus de 1300 experts dans 10 pays. L'innovation y joue également un rôle primordial, avec une R&D qui travaille main dans la main au sein du Sopra HR Lab. Leur mission ? Identifier les différents enjeux stratégiques et penser le logiciel de demain.
C'est ensuite Marianne Dutriez qui a pris la parole pour une intervention intitulée "Recruter et fidéliser les talents". Chez Sopra Steria depuis 25 ans, elle a occupé de nombreux postes et aujourd'hui, cette ingénieure de formation est Country Manager pour le Luxembourg. "Il est important d'investir dans les Hommes !" C'est ainsi que Mme Dutriez a débuté sa présentation, soulignant que ceux-ci sont la richesse de Sopra Steria, société de services. Dans la société, on peut distinguer différents acteurs RH : les managers de proximité (qui ont pour rôle d'accompagner le collaborateur dans le développement de sa carrière), les DORH, les managers d'entités… et le collaborateur lui-même : "il est l'acteur de sa carrière, et doit ainsi se sentir impliqué". Pour la société de service, le staffing est un point majeur avec plus de 3000 recrutements par an. "Le savoir-être est tout aussi important que le savoir-faire" souligne Marianne Dutriez, avant de poursuivre : "tout comme l’importance des valeurs, de l’innovation et de l’esprit entrepreneurial".
Dans les 20 pays où la société est présente, on dénombre plus de 40 000 employés mais l'entreprise reste très proche de ses collaborateurs, grâce à un suivi personnel, assuré notamment par les managers de proximité. Pour décupler l'engagement et la fidélité des collaborateurs, ceux-ci suivent en moyenne 4,3 jours de formation par an, et font généralement partie de communautés d'intérêt. La société est aussi présente sur les réseaux sociaux et se sert notamment d'un outil puissant : la vidéo sur YouTube. Le Big Data prendra bientôt une place prépondérante pour la gestion des talents : les données permettent en effet de mieux connaître les candidats, et ainsi de faire des prédictions, de savoir comment mieux les accompagner. "A nous de capitaliser sur toutes ces informations" rappelle la Country Manager. Des professionnels de la société sont également présents dans certains cursus pédagogiques et donnent des cours : ces retours d'expérience sont fortement appréciés. En interne, de nombreux événements sont organisés : des sessions de long dating (des recrutements, généralement de profils expérimentés), des soirées stagiaires, mais également des initiatives spéciales pour la semaine du handicap ou la semaine du développement durable.
Marianne Dutriez est également revenue sur le processus d'évaluation de collaborateurs qui débute par un entretien d'objectif et un bilan de mission. Celui-ci sert de base à l'entretien d'évaluation et d'évolution (PAP). Le collaborateur et son manager discutent alors de leurs attentes respectives car il est "important d'être proactif et d'avoir un véritable accompagnement en interne". Des comités RH se réunissent et ce processus se termine par un entretien de restitution avec le manager de proximité.
Selon la responsable du marché luxembourgeois, "une gestion dynamique des RH et le rôle clé du manager de proximité sont les points clés qui permettent de fidéliser les clients internes". La méthodologie utilisée est le Co-design, qui comme son nom l'indique, permet de "concevoir ensemble". Des jeux peuvent être organisés pour travailler sur la stratégie et l'organisation : "nous sommes ensemble pour trouver des solutions et avancer. Cela nous permet de construire rapidement des projets qui nous tiennent à cœur".
Jean-Jacques Genser, Directeur général, Sopra Steria, a par la suite présenté les différentes étapes de la transformation digitale des sociétés en abordant les points chauds tels que la cybersécurité ou encore l'innovation. Car la question n'est pas de savoir si cette transformation digitale va arriver, mais bien de s'y préparer.
Le Luxembourg a pris un virage à 180 degrés il y a 15 ans avec la construction de Datacenter Tier IV et on voit maintenant que la vague numérique arrive. Celle-ci apporte de nouveaux produits et services, qui sont toujours plus performants. L'innovation est nécessaire pour tous : "personne ne veut être le prochain Kodak ou se faire Uberiser" souligne Jean-Jacques Genser. Car aujourd'hui, "la compétition s'est déplacée sur les terrains des services numériques. A tous les niveaux".
Alors qu'en 2010 on développait des logiciels RH pour le recrutement, notamment, ces logiciels intègrent désormais bien plus de fonctionnalités et serviront de base pour créer la "workspace de demain". De plus, aujourd'hui, de nombreuses solutions sont en "open-source" et ont été consolidées. De ce fait, les start-ups peuvent utiliser les mêmes outils que les grands groupes, car les technologies sont disponibles. Il reste cependant tout un travail à faire, lorsque l'on passe d'un système dit classique à ces nouveaux outils digitaux. Ce sont les RH qui aideront à transformer ces modèles. Tout comme l'IT, ils proposeront des services à des consommateurs, auront un rôle marketing et travailleront en collaboration avec le business.
Finalement, le modèle qui doit être mis en place doit être orienté utilisateurs, mais pas qu'en interne, car le client peut avoir les mêmes besoins. Jean-Jacques Genser a également insisté sur l'importance du co-design et les synergies et partages entre les départements RH, IT, Finance, Marketing, etc.
Le déploiement de solutions SIRH dans le domaine hospitalier
Véronique Clausier, Chargée de projets, LUXITH, s'est par la suite intéressée aux enjeux d'un centre de partage, notamment dans le secteur hospitalier au Luxembourg, et tout particulièrement dans un contexte de fusion, comme celui qu'ont connu les HRS ces dernières années. Et forcément, cela implique une forte activité pour les départements RH, entre communication, mise en place de nouvelles procédures, recrutements, etc.
La mission principale de Luxith, GIE créé en janvier 2013, est de gérer les projets de mutualisation des hôpitaux (archivage de l'imagerie médicale, datacenter commun), et la mise en place d'un système de GRH commun, nommé SIRHIUS. Il s'agit d'un outil de planification et qui permet de gérer les différentes étapes de la vie du collaborateur au sein de l'hôpital.
De tels changements ont rencontré plusieurs problématiques et enjeux, tout d'abord fonctionnels : "nous avons dû réconcilier les développeurs et les utilisateurs" souligne Véronique Clausier. Il est primordial de choisir le bon système, d'avoir une approche par phase avec des interfaçages (salaires, administratif, recrutement puis performance). Il faut également gérer les frustrations : les départements RH et IT sont associés dès le début du processus. Il s'agit également d'un changement culturel car il n'y a désormais plus qu'une seule base de données, hébergée dans un datacenter. Des politiques de confidentialité et de sécurité ont été rédigées pour satisfaire et rassurer les départements RH et IT. La communication, quant à elle, a été totalement transparente. Pour l'intégration, les responsabilités de chacun ont été définies, et la solution a été standardisée avec les services IT des différents hôpitaux. L'enjeu multi client n'est pas à négliger. En effet, avec 10 clients, une harmonisation fut nécessaire. Un tronc commun a tout d'abord été décidé, afin d'éviter les requêtes spécifiques de chaque hôpital.
SIRHIUS met aujourd'hui en place les infrastructures, et a un service desk pour ses clients. De leur côté, les établissements gèrent leurs paies, la saisie de données, etc. Les équipes de LUXITH travaillent actuellement à la mise en place du reporting prédictif, notamment en suivant l'évolution de la masse salariale sur plusieurs années. La mise en place d'un self-service employé et responsable est également un changement culturel, mais nécessaire, car certaines initiatives permettent de retenir ses clients internes.
Les ERM, bien plus qu'un self-service RH
Pour la dernière présentation de cette matinée, Thierry Jordan, Responsable du Sopra HR Lab de Sopra HR Software, a présenté les dernières tendances et problématiques amenées par cette transformation digitale, avant de présenter la solution "ERM" offerte par Sopra HR Software.
Avec la transformation des organisations (on peut parler de management 2.0, d'entreprises libérées, etc) le pouvoir est donné au collaborateur, qui devient alors en quelques sortes l'"organisateur de son job". Nous parlons également du "ATAWAD" (Any Time, Anywhere, Any Device) : il faut alors recréer un lien avec l'employé, qui n'est plus forcément physique mais bien digital. La "relation collaborateur" s'individualise : les RH doivent être impactant auprès des collaborateurs, à l'image d'un CRM qui sert à cibler et à personnaliser les clients à qui l'entreprise vend ses produits et services. Ces ERM servent également à redynamiser l'engagement des collaborateurs, dont les motivations ont changé, notamment avec l'arrivée des nouvelles générations. Aux USA, 34% des contributeurs sont des freelances : comment les intégrer dans un outil de GRH ? Thierry Jordan a également abordé le Big Data, qui ouvre la possibilité d'aller chercher la donnée, d'enrichir son analyse, et ainsi de se comparer à ses concurrents, pour aller vers le prédictif. Finalement, les objets connectés changent également la donne et démultiplient les possibilités offertes aux collaborateurs.
Aujourd'hui, les SIRH sont en mutation : on sort la data et la met au centre. Puis, il est crucial de l'enrichir de l'extérieur afin de pouvoir collaborer. Cette data est alors mise à disposition d'autres systèmes, comme par exemple un "system of engagement". Alors que le Self-service RH ne va pas forcement au bout des choses car on doit savoir chercher la donnée, un ERM permet d'interagir avec son manager, son équipe, ses communautés, son entreprise. Une information personnelle et pertinente est directement envoyée, en mode "push" au collaborateur. "Les ERM vont plus loin, ils font des suggestions" ajoute le responsable du Sopra HR Lab.
Thierry Jordan a par la suite présenté l'ERM développé par Sopra HR Software à travers une démonstration à la fois sur tablette et smartphone. Le système surveille les logs, et propose ainsi des contenus et actions pertinentes à l'utilisateur. La demande de congé est ainsi facilitée : le collaborateur voit quand ses collègues seront absents, il peut y ajouter les périodes scolaires, etc. En cas de maladie, un simple clic permet d'indiquer une absence, d'enclencher son "out of office". Quelques heures plus tard, l'application vous demandera plus de précision sur votre absence maladie, avec la possibilité de prendre le certificat maladie en photo, et bien plus encore. La signature électronique est également intégrée et permet de valider les avenants au contrat. Le management de la performance est également supporté par l'application : celle-ci permet de préparer son entretien tout au long de l'année en ajoutant des rapports, bilans de missions, les compétences suggérées, etc. Ce type d'outil permet ainsi de toucher une plus grande population qui n'était pas forcément encore au cœur de la transformation digitale.
Alexandre Keilmann - @Alex_Klmnn
Publié le 27 mai 2016
