Par Christian Scharff, Associé en charge de l’équipe en conseil SIRH de PwC Luxembourg & Jean-Christophe Gueguen, Manager spécialisé dans l’accompagnement SIRH chez PwC Luxembourg.

Si le contexte sanitaire récent a profondément perturbé l’organisation de nombre d’entreprises, il a aussi favorisé une accélération de leur transformation, en particulier dans le domaine de la gestion des talents. Le travail à distance a notamment mis en évidence la nécessité d’une plus grande digitalisation des processus de gestion des ressources humaines.

Comment répondre aux défis de cette digitalisation que l’on soit DRH d’un des plus grands employeurs du Grand-Duché ou responsable d’une société de quelques dizaines de salariés ?

 

Une solution : le SIRH. De quoi s’agit-il ?

Cet acronyme, ou son pendant anglais, HRIS, vous sont sûrement familiers. Un Système d’Information Ressources Humaines est une application, ou un ensemble d’applications, qui accompagnent les équipes RH, mais aussi les managers dans la gestion des équipes au quotidien.  

En fonction de la volonté de l’entreprise d’automatiser ses processus, le SIRH pourra couvrir tout ou partie des activités RH. Certaines organisations opteront pour la gestion des absences, de la paie et du recrutement, d’autres pour la gestion des évaluations, des promotions ou de la mobilité interne.

 

Les bénéfices à tirer d’un tel système

Investir dans un/des SIRH peut s’avérer onéreux, nous y reviendrons. Une chose est certaine, si les besoins sont clairement définis en amont de l’implémentation et les outils soigneusement sélectionnés, configurés et utilisés, les bénéfices seront significatifs et le retour sur investissement pourra être très rapide.

Le premier atout d’un SIRH réside dans une meilleure efficacité RH. En effet un système correctement mis en œuvre offrira des processus clairs, automatisés, adaptifs, comprenant des tâches rapides à effectuer, et ceci dans un environnement aisément contrôlable et traçable. Les équipes RH effectueront plus rapidement les aspects administratifs du métier et pourront se concentrer davantage sur des missions stratégiques à plus grande valeur ajoutée.

L’interopérabilité des outils SIRH représente également un avantage pour les utilisateurs et les entreprises. Ces outils s’intégreront à l’environnement existant des applications RH et IT, et permettront une expérience fluide et agréable aux utilisateurs, sans même que ceux-ci ne se rendent compte que les processus, données et informations naviguent d’un outil à l’autre. 

L’accessibilité des outils et de leurs données constitue aussi un réel bénéfice pour les organisations et leurs collaborateurs. Les SIRH sont accessibles 24/7 via un ordinateur ou une application mobile, et permettent des actions rapides en un clic et un accès aux données RH personnalisé en fonction du rôle de l’utilisateur. Les applications mobiles permettent en outre un plus fort engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise.

Un système correctement alimenté produira une quantité importante de données au quotidien, permettant la mise en place aisée de rapports et de tableaux de bords. Ceux-ci pourront intégrer des KPI RH adaptés aux différents besoins du management et fourniront une assistance précieuse aux décisions opérationnelles et aux orientations stratégiques.  

Enfin, travailler avec un SIRH, en particulier s’il s’agit d’une solution cloud, permettra aux équipes RH de se conformer aux tendances et aux meilleurs pratiques RH. Ces solutions sont en effet régulièrement mises à jour et incorporent les retours et recommandations des utilisateurs et entreprises clientes.

 

Un seul « gros » système ou plusieurs « petits » systèmes ? 

Cette question revient très régulièrement dans les échanges avec nos clients et partenaires. Il n’existe évidemment pas une seule et bonne réponse, tout dépendra des ambitions et besoins de l’entreprise. 

« Power Of One » est la devise d’un des géants de l’industrie : Workday. Au même titre que leurs concurrents de SuccessFactors (SAP) ou Oracle, ils proposent d’accompagner les équipes RH « from hire to retire ». Tout en restant potentiellement intégrable avec d’autres applications RH et IT, ces outils proposeront de gérer toutes les activités RH en leur sein. Cette stratégie dispose d’un certain nombre d’atouts : les activités et données sont centralisées dans un même espace, avec un seul et unique « look and feel » facilitant l’expérience des utilisateurs. En théorie, aucune interface avec d’autres outils n’est nécessaire, il n’est donc pas requis de maintenir actives et de sécuriser d’autres applications. Workday, SuccessFactors et Oracle sont plutôt destinés aux entreprises de taille importante (500+) et leur mise en place est assez onéreuse, en fonction du scope et du nombre d’employés.     

 

À l’opposé, la vision « Best Of Breed » peut présenter une excellente alternative. Ici, l’idée est de juxtaposer des « petits » outils spécialisés. Il existe des centaines de solutions qui proposent d’accompagner leurs utilisateurs sur des aspects précis de la gestion des RH. Skeeled, Mya, Seedlink proposent à titre d’illustration d’automatiser et de digitaliser les activités recrutements ou « assessments ». Quelques recherches permettront d’identifier des outils équivalents pour la gestion de la formation, des compétences, de la paie ou encore des absences. L’intérêt majeur de cette stratégie est de disposer d’outils hyper spécialisés pour chacun des domaines RH. L’implémentation de telles applications est généralement plus rapide et les coûts liés plus contrôlés. Il est cependant intéressant de noter qu’un hypothétique interfaçage de ces applications peut représenter un coût important.    

 

À mi-chemin entre ces deux stratégies, se trouvent des outils de taille intermédiaire, offrant en « stand-alone » un support à la quasi-totalité des problématiques RH de la vie d’un collaborateur. Ces solutions, à titre d’exemple le luxembourgeois Metrilio, proposent des implémentations plus brèves et moins coûteuses et s’adaptent parfaitement à la stratégie de groupes de taille intermédiaire (entre 100 et 2000 employés).

 

Cloud VS « On Premise » ? 

Certains des SIRH mentionnés dans cet article proposent alternativement des versions « cloud » ou « on premise » de leurs solutions. Il conviendra pour les futurs acquéreurs de définir, en préambule de leur roadmap, la direction souhaitée.

Les aspects réglementaires, culturels ou informatiques pourront impacter directement cette décision. Il convient toutefois d’appréhender clairement les caractéristiques de ces deux modèles pour pouvoir éclairer un tel choix stratégique.

Le cloud, plébiscité depuis plusieurs années, permet a priori plus de tranquillité pour l’entreprise utilisatrice. C’est l’éditeur qui se charge d’héberger la solution sur ses propres serveurs, de configurer l’outil, de le sécuriser et de conserver les données du client. En outre, le cloud offre l’avantage pour le client de disposer d’un outil régulièrement mis à jour par l’éditeur, l’entreprise profite ainsi des dernières innovations RH en termes de processus et de rapports. En contrepartie de ces services, le client paie un abonnement mensuel ou annuel. 

À l’opposé, le « on premise » permet plus de contrôle et de personnalisation pour le client.  Ce dispositif nécessite l’installation de la solution sur les serveurs de l’entreprise. C’est l’équipe IT qui maintient l’outil et apporte le support aux utilisateurs. Les données sont sauvegardées uniquement sur les serveurs de l’entreprise et c’est elle qui s’assure de leur sécurisation. 

Certains spécialistes affirment que sur le long terme une stratégie « on premise » pourra être moins coûteuse, mais que la pure implémentation d’une solution cloud s’avère sur le moment moins onéreuse… à vérifier !

Il est par ailleurs important de noter que la majorité des solutions mises sur le marché ces dernières années sont « cloud only ». La palette des possibilités peut donc s’avérer limitée si l’on souhaite s’orienter vers le « on premise ».

 

Comment faire ?

Vous l’aurez compris il existe un certain nombre d’étapes, de recherches et de réflexions à mener avant de se lancer dans l’implémentation d’un SIRH.  

La première est de faire un état des lieux :

 - Quels sont nos outils actuels ?

 - Combient nous coûtent-ils ?

 - Sont-ils alignés avec notre stratégie ?

 - Produisent-ils les résultats escomptés ?

 - Impliquent-ils suffisamment nos collaborateurs ?

 

Dans un deuxième temps, en fonction des réponses à ces questions, il conviendra de déterminer une « roadmap » et de prendre certaines décisions :

 - Souhaitons-nous investir ?

 - Souhaitons-nous redéfinir et moderniser nos processus RH ?

 - Souhaitons-nous disposer de plus d'informations et de KPI en temps réel ?

 - Souhaitons-nous impliquer davantage nos managers et collaborateurs dans les tâches et décisions RH ?

Ensuite, viendra le choix des systèmes, cloud ou non, système(s) intégré(s) ou non, la définition du budget et la mise en place de la stratégie et du calendrier d’implémentation.

Enfin, l’étape suivante consistera à mettre en place les outils, à revoir les processus, à gérer la transition d’un système à l’autre et à s’assurer de l’utilisation et l’adoption des nouveaux outils par vos collaborateurs.

Il est important de noter que certains éditeurs proposent désormais des implémentations sensiblement plus rapides que dans le passé. 

Avec notre équipe spécialisée en la matière et notre expertise tant avec les PME locales que les grosses entreprises, PwC Luxembourg est votre partenaire pour vous accompagner dans toutes ces étapes.


Publié le 10 mai 2021