Il n’y a pas que le recrutement qui puisse se faire à distance. Il y a aussi l’onboarding, c’est à dire l’intégration de votre nouvelle recrue. Dans certains cas, la personne que vous venez de recruter n’a pas besoin d’être physiquement dans les locaux de votre entreprise pour être « pris à bord ».

L’onboarding à distance présente les mêmes exigences qu’un onboarding traditionnel : il faut trouver le moyen de mettre à l’aise le nouveau collaborateur, de mettre à sa disposition toutes les informations utiles, de le présenter à ses collègues et de l’imprégner de la culture de l’entreprise. La seule différence est qu’un onboarding à distance requiert d’avoir des outils plus poussés pour le faire.

 

Divers outils au service de l’onboarding

Établir en amont une liste des contenus, des services et des permissions qu’une personne doit obtenir à son arrivée est primordiale. Cela évite de devoir effectuer des ajouts et modifications en urgence, ce qui pourra être assimilé à un manque d’organisation et de professionnalisme.

 

Contenus indispensables à l’intégration

Tout d’abord, on listera les contenus que l’entreprise peut être amenée à avoir créer afin de familiariser sa nouvelle recrue avec les spécificités de son organisation :

- Des articles et fiches techniques de documentation qui expliquent le fonctionnement de chaque services, des méthodes et outils employés et toute autre information qui permet de se mettre à jour rapidement,

- Des vidéos et PowerPoint de présentation divers, relatifs à l’activité,

- Des webinars, en live ou en replay, pour partager avec le nouveau venu tout ce qu’il y a à savoir sur l’entreprise, en prenant soin d’établir un contact humain,

- De la réalité augmentée ou virtuelle, qui permettra au recruté de se projeter dans l’entreprise, de là où il est (les locaux, la façon de travailler, l’organisation interne),

- Un accès au réseau social d’entreprise ou au réseau de communication interne pour que le recruté puisse faire connaissance avec ses collègues et intégrer petit à petit la communauté de collaborateurs.

 

La messagerie d’entreprise

Ensuite, il faudra lui ouvrir les accès à l’ensemble des services grâce auxquels il pourra collaborer efficacement avec ses collègues. On notera en tout premier lieu la messagerie d’entreprise, pierre angulaire de la communication à distance. Il y a, en particulier :

- Microsoft Teams, l’environnement de messagerie du géant du logiciel. Intégré dans la suite Office 365, il est souvent privilégier par les entreprises qui favorisent un environnement Microsoft.

- Slack, qui est un outil de messagerie en ligne. Il permet d’organiser les échanges au sein de canaux virtuels distinct. Grâce à cette organisation segmentée, chacun est libre d’intervenir sur les sujets qui le concernent, sans être submergé d’informations venant de toutes parts.

- Fleep, qui est un tchat pour le travail de type collaboratif, permettant de créer autant de groupe de discussions que nécessaire, tableau de bord à l’appui.

- Bien d’autres messageries en ligne existent tels que SpikeSkype for BusinessGoogle HangoutsWorkplace by FacebookWebex TeamsFleepRocket.chat

 

Télétravail et outils collaboratifs

Il est possible de recruter une personne au sein de votre entreprise sans qu’il n’y travaille jamais physiquement. Ceci est valable dans beaucoup de domaines sauf quelques-uns (transport, agriculture, …).

 

Outils de réunion et de conférence

Les réunions sont le quotidien des entreprises. Il existe des outils qui vous permettront de vous réunir à distance. Souvent celles-ci sont les mêmes que vous auriez utilisé durant votre processus de recrutement à distance. Vous attendrez de celles-ci quelques permissions et fonctionnalités supplémentaires tels que le partage d’écran, un plus grand nombre de participants, le partage de documents, etc. On listera de manière non exhaustive : ZoomGoTalkProfilconfGoToMeetingjoin.me8×8.

 

Outils de gestion de tâche et de projet

L’un des problèmes engendrés par la distance est la difficulté de coordination des tâches et de partage de documents. Heureusement le cloud a grandement permit de solutionner ce genre de problématique. Désormais la G Suite et Office 365 constituent des environnement indispensable à la centralisation des documents.

Ils sont souvent complétés par une sélection d’autres services qui permettent de gérer la priorisation des tâches (tels que Trello ou Asana) et le travail collaboratif (WimiAtolia ou Gladys). Ces services ont l’avantage de centraliser les informations au même endroit et de permettre aux personnes impliquées de laisser des commentaires.

 

Outils de communication de données

Lorsqu’on doit travailler sur des fichiers volumineux, les mails et les réseaux sociaux ne suffisent plus. Il existe désormais de nombreux services qui permettent d’échanger rapidement des fichiers volumineux. Wetransfer et le plus célèbre, mais vous pouvez aussi vous tourner vers SendAnyWhereTransferNowpCloud ou encore FileMail.

Il est a noté que selon les usages que vous en faite et les données que vous transférer, choisir avec minutie vos services d’échange d’informations est primordial. En transférant vos fichiers par des services tiers, les données qu’ils contiennent transitent nécessairement par leurs serveurs. Selon leur confidentialité, prendre l’habitude de chiffrer vos fichiers avant le transfert peu être recommandé.

 

Le digital est indispensable à combler les interactions physiques et est la clé de voute d’une organisation éparse des forces de travail.

De nombreux services existent, en Saas ou en logiciel, pour solutionner beaucoup de problématique, prendre le temps de lister ses besoins et de trouver le ou les services permettant d’y répondre est indispensable.

Le digital est un moyen de créer une nouvelle forme de relation humain. Il est important de s’en servir pour multiplier et diversifier les échanges avec vos collaborateurs mais il doit être accompagné d’une réflexion quant aux objectifs à atteindre.

Il ne faut pas non plus négliger les problématiques de sécurité liées à la digitalisation de son activité.

 

Communiqué par Hunteed


Publié le 18 mai 2020